Enterprise Search Strategie – eine Anleitung von Martin White

Martin White (Intranet Focus) veröffentlicht seit etwa einem Jahr zu wesentlichen Themen rund um Intranet und Enterprise Search nicht nur Blogposts, sondern auch längere Artikel. Seine “Research Note” vom Februar 2013 heißt “Developing an enterprise search strategy” (PDF) und liefert eine ausgezeichnete Vorlage zur Enterprise Suche.

White richtet seinen Fokus auf eine realistische Planung, beginnend mit Überlegungen zu den Zielen der Suche. Dabei ist auf die Einbettung der Suche in den aktuellen Geschäftsprozess zu achten. Abstrakte Metriken wie eine potentielle Zeitersparnis sind dabei weniger hilfreich als die Fokussierung auf die Qualität der Suche und das Vertrauen in die Vollständigkeit der Suchergebnisse.

Die Analyse der Benutzeranforderungen sollte anhand folgender vier zentraler Fälle erfolgen:

  • Ich möchte ein spezifisches Dokument finden.
  • Ich möchte jemanden mit spezifischer Expertise finden.
  • Ich möchte zu einem bestimmten Thema schnell Expertise erlangen.
  • Ich möchte alles herausfinden, was zu einem bestimmten Thema an Wissen existiert.

Bezüglich Stakeholder und Governance argumentiert White für eine  Verantwortungsübernahme der Enterprise Search bei denjenigen, die direkt mit den zentralen Geschäftsprozessen und den Kundenanforderungen konfrontiert sind – entgegen der weitverbreiteten Verankerung bei der IT- oder Marketing-Abteilung.

Zentral für das Gelingen der Enterprise Search ist der Bereich Content Management, beginnend mit einem Audit aller verfügbaren Repositories in einem Unternehmen und der Beachtung des jeweiligen Content Life Cycles. Die Qualität der Suchergebnisse ist direkt abhängig von der Qualtität des Content Managements. Zum Content Management gehört auch die Strategie bezüglich Metadaten und die Bildung von Taxonomien und Thesauren, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sein müssen.

Die wesentlichen Dimensionen zur Wahl der Technologie sind die Integration der Suchlösung in die bestehende IT-Landschaft, die mögliche Nutzung von open source Software, die Gewährleistung eines mobilen Zugriffs, die Nutzung von Cloud-Services sowie die Sicherstellung der kontinuierlichen Entwicklung und Betreuung der Software. Im Speziellen sind es Anforderungen an die Infrastruktur, verteilter Suche, sowie der Datensicherheit und -sicherung und Security.

Ein letztes zentrales Feld zu einer erfolgreichen Strategie in Bezug auf Enterprise Search ist das Management der Suchlösung, von Usability und Performance, Training und Helpdesk bis hin zu der Etablierung eines “Search Support Teams”. Nach White erbringt ein qualifiziertes und engagiertes Suchteam die entscheidenden Vorteile für ein Unternehmen, nicht die pure Funktionalität der gewählten Software.

Die vorliegende “Research Note” von Martin White ist ein praxisorientierter, vollständiger und strukturierter Leitfaden zur Entwicklung einer Suchstrategie bei einem Unternehmen.

“Developing an enterprise search strategy” basiert auf dem von  Martin White 2012 bei O’Reilly veröffentlichten Buch “Enterprise Search – Enhancing Business Perfomance” – das zu allen hier angesprochenen Aspekten erfolgreicher Enterprise Search detailliertere Erkenntisse liefert.

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